Læs mere om Opdatering af køretøjer
Læs mer om Leasing- og Servicintervaller
Sådan aktiverer du en ny bruger 🦸♂️
Tilføj og administrer dine brugere i kørebogen
Sådan gør du:
1. Tilføj ny bruger: https://app.autogear.com/dashboard/add-user
2. Giv brugeren adgang og sæt som standardchauffør:: https://app.autogear.com/dashboard/subscription
Alle nye brugere af Autogear modtager en e-mail for at aktivere deres bruger. Hvis linket udløber, kan man få et nyt ved at gå til Glemt adgangskode og anmode om at nulstille adgangskoden og følge instruktionerne.
Roller
- Kontoejer: Fuld adgang til alt og kan afslutte eller overføre kontoen
- Admin: Fuld adgang til ture, indstillinger, rapporter og oversigtskort*.
- Manager: Kan redigere ture, læse indstillinger, rapporter og oversigtskort*.
- Editor: Kan redigere ture. Kan ikke slette ture. Ingen adgang til indstillinger eller rapporter.
- Read-only: Kan læse ture. Ingen adgang til indstillinger, undtagen eget privatliv.
* Selv om man har adgang til oversigtskortet, afhænger synligheden af, hvad andre brugeres privatlivsindstillinger tillader. Læs mere om Privatliv og synlighed på oversigtskortet.
TAGS kan ses af alle brugere med adgang til Locator-kortet. Dette påvirkes ikke af faktorer som abonnementet på kørebogen. Følgende roller har i dag adgang til at se TAGs: Kontoejer, Admin og Manager.
Mange spørger, hvad forskellen er på Admin og Manager. Kort fortalt har en Admin de samme rettigheder som Kontoejer, mens en Manager kan se indstillinger og kontoen, men ikke foretage ændringer. De kan trække rapporter og se oversigtskortet.
Tildele abonnement
Når en bruger er oprettet, kan de tildeles adgang til et abonnement. For at gøre dette skal du finde det abonnement, brugeren skal have adgang til, og trykke på den grønne blyant. Derefter indtaster du navnet eller rollen på den ansatte under "Tilføj et eller flere medlemmer".
Husk at gemme dine ændringer!
Ændre chauffør og bil på abonnement
Konto --> Abonnement, der skal ændres, i abonnementslisten og trykker på den grønne blyant for at åbne det til redigering.
- Åbn abonnementet for redigering
2. Vælg hvilket køretøj der skal være tilknyttet abonnementet
3. Vælg, hvem der skal stå som standardchauffør på abonnementet.
Ændre rolle
Gå til https://app.autogear.com/dashboard/user-list og klik på rediger-knappen.
På næste side er der en rullemenu med forskellige roller. Husk at trykke på Gem-knappen.
1.Åbn bruger til redigering
2. Ændr rolle
Husk at gemme dine ændringer.
OBS! Kun kontoejeren kan udpege en ny kontoejer.
Navngi abonnementet
Du kan navngi abonnementet slik at du ser hvem sjåfør eller hvilken bil det gjelder.
For å gjøre dette går du til Konto i menyen på venstre og velger Abonnement.
Finn det abonnementet du ønsker å gi et annet navn og trykk på den grønne blyanten.
Navngi abonnementet med det du vil, f.eks "Ola - AA29999" eller "Servicebil" og lagre endringene dine.
Opprette Team
Ved at placere brugerne i Teams, vil du kunne bruge dette flere steder i kørebogen. De mest centrale nu er ved opsætning af Godkendelse og adgang til abonnementer.
Medlemmer af et Team er altid én eller flere af brugerne på kontoen. Organiseringen af Teams kan f.eks. være baseret på geografisk placering eller ansvarsområder, såsom "Afdeling Oslo" eller "Lønnsmedarbejder". En bruger kan være medlem af flere Teams.
Autogears opsætning med Teams er meget fleksibel og giver fuld frihed til at oprette den struktur, du ønsker. Du kan f.eks. placere ét eller flere Teams som en del af et nyt Team.
Du kan oprette og administrere Teams ved at trykke på fanen, der hedder Team under Brugere og Team.
Navngiv Teamet og tilføj brugere fra listen.
Team kan også bruges ved opsætning af adgang til ét eller flere abonnementer.
Opdatere køretøj 🚘
Har du brug for at opdatere det køretøj, der er knyttet til dit abonnement?
Du kan tilføje så mange biler, du ønsker, til køretøjslisten og flytte enheden mellem dine biler.
Tilføj køretøjet til listen over biler, og vi vil automatisk hente information om bilen fra Statens Vegvesen. Vores database opdateres automatisk ugentligt, så hvis din bil ikke vises med det samme, kan du prøve igen senere. Du finder køretøjslisten under "Konto" i venstremenuen.
Når den nye bil er tilgængelig, kan du foretage ændringer i abonnementet. Find det abonnement, du vil justere, under Abonnementer, og klik på den grønne blyant yderst til højre. Vælg derefter det nye registreringsnummer som standardkøretøj, og gem dine nye indstillinger.
Opdater kilometerstand på bilen
Vi anbefaler, at alle, der kører firmabil, opdaterer kilometerstanden på bilen, så den nemt kan aflæses.
1. Gå til siden for Køretøjer: https://app.autogear.com/dashboard/vehicles
2. Klik på Rediger (kilometerstand). Hvis kontoen er helt ny, vil den vise 0.
3. Sett inn riktig km-stand og datoen for denne.
Hvordan oppdateres kilometerstanden automatisk?
Systemet vil etter hver tur automatisk legge til alle nye kilometer
Tilføj notat til køretøj
Du kan tilføje notater til køretøjerne i din bilflåde for at få et overblik over historikken.
Gå til Konto --> Køretøjer
1. Find det køretøj, du ønsker at tilføje et notat til, og tryk på "Tilføj".
2. Indtast dit notat, og gem.
3. Tryk på "Vis" for at se tidligere notater samt tilføje et nyt.
Prosjekt og prosjektrapport 📊
Som projektleder har du brug for fuld kontrol over kørslen knyttet til dine projekter. Med Autogear giver vi dig et værktøj, der nemt lader dig knytte hver køretur til et bestemt projekt. Dette giver dig et overblik over omkostningerne for hvert projekt ved hjælp af en specifik rapport.
Der er to måder at knytte projekter til turene:
1. Automatisk via adresselisten
Ved at knytte et projekt til en adresse, vil ture, der stopper på adressen, automatisk få tilføjet projektet.
Sådan gør du:
- Hvis projektet ikke allerede er oprettet, kan du gøre det her: https://app.autogear.com/dashboard/projects
- Tilføj projektet til adressen: https://app.autogear.com/dashboard/address-list
2. Tilføje manuelt
Tilføj projekt på turene i Indbakken
Du kan manuelt tilføje et projekt til en tur, hvis det ikke sker automatisk. Dette kan gøres direkte fra turdetaljerne i kørebogen, hvor du vælger det relevante projekt fra en liste.
Så nemt tilføjes det:
3. Tilføj eller rediger projekter
Tilføj eller rediger projekter
https://app.autogear.com/dashboard/projects
- ID - Valgfrit at bruge. Eksempel: 101
- Navn - Påkrævet at udfylde med et navn. Eksempel: Varelevering
- Gyldig fra - Valgfrit at bruge. Hvis feltet står tomt, vil det gælde for altid. Hvis man begrænser til en bestemt dato, vil ture før denne dato ikke kunne bruge dette projekt.
- Gyldig til - Valgfrit at bruge. Hvis feltet står tomt, vil det gælde for altid. Hvis man begrænser til en bestemt dato, vil ture efter denne dato ikke kunne bruge dette projekt.
- Projektleder - Påkrævet at vælge
- Projektdeltagere - Standardværdi: Alle brugere på kontoen. Ved at vælge brugere vil kun de valgte kunne se og bruge projektet.
- Status - Standardværdi: Aktivt projekt. Ved behov kan projektet afsluttes, og det vil ikke længere være synligt eller tilgængeligt for brug.
Ta ut prosjektrapport
Les mer
Importere prosjekt fra andre systemer
Les mer om Tripletex-integrasjonen
Les mer om Smartdok-integrasjonen
Til start av Prosjekt og prosjektrapport
Godkendelse ✔
Godkend de ansattes krav
Den heldigitale godkendelsesflow lader en leder eller overordnet godkende de ansattes kørsel. Godkenderen logger ind i kørebogen og klikker på godkendelse for nemt og effektivt at gennemgå, godkende eller afvise kørsel for alle sine ansatte.
Denne artikel har to dele
1. For administrator
2. For chaufføren
Opsæt godkender
1. For administrator
Opsæt godkender
Tryk på den grønne knap for at oprette en godkender for de ansatte, som man ønsker at indskrive i godkendelsesflowet. Man kan også opsætte én eller flere godkendere for hver ansat.
Behandle indkommende krav
Den, der er sat op som godkender, modtager en e-mail med information om, hvem der har sendt et krav til godkendelse, når kravet er oprettet.
Dashbordet for godkendere har tre faner: Én for indkommende godkendelser og derefter arkiv for godkendte eller afviste krav.
Klikk for større bilde
Se detaljer ved at klikke på den blå pil til venstre eller download PDF
Hvis et krav skal afvises, skal du skrive grunden til, så chaufføren ved, hvad der skal rettes.
2. For chaufføren
Chauffører, der er blevet knyttet til en godkender, vil automatisk få deres krav, der oprettes i udboksen, sendt til godkendelse uden at skulle foretage sig noget yderligere.
Når godkenderen har behandlet kravet, vil det automatisk blive markeret som godkendt og fuldført.Klikk for større bilde
Afviste krav
Hvis et krav er afvist, og der skal foretages ændringer, før det sendes ind igen, skal du trykke på Valg-menuen og vælge "Annuller krav". Turerne vil derefter blive flyttet tilbage til Opret krav, og du kan sammensætte kravet på ny eller flytte turene tilbage til indbakken for at foretage ændringer.
Spørgsmål og svar
E-mail-notifikationer:Til chaufføren:
- Du har fået en ny godkender.
- Dit krav er blevet godkendt.
- Dit krav er blevet afvist.
Til godkenderen:
- Du har et nyt indkommende krav til godkendelse.
Spørgsmål og svar
Skal alle brugere have en godkender?
Nej. Ansatte, der ikke har en godkender, kan bruge Bekræftede ture på den sædvanlige måde og selv markere krav som Fuldført uden at bruge godkendelsesmodulet.
Hvorfor er ikke alle brugere på listen over mulige godkendere?
En godkender skal være Kontoejer eller Admin.
Hvorfor vises ikke alle brugere på listen over ansatte?
Kun aktive brugere vises. Tjek, om brugeren er markeret som Inviteret eller Inaktiv.
Har opsætning af godkender tilbagevirkende kraft, så alle mine krav kan godkendes?
Nej, godkenderen får kun nye krav, der er oprettet efter opsætningen af godkenderen. For at sende gamle krav til godkendelse skal du trykke på "Annuller krav" i Action-menuen i Bekræftede ture og oprette kravet igen.
Hvad gør jeg, hvis et krav er afvist, og jeg skal ændre en eller flere ture, før jeg sender et nyt krav til godkendelse?
Tryk på Action-menuen og vælg "Annuller krav". Turerne flyttes derefter tilbage til Opret krav, og du kan sammensætte et nyt krav eller flytte turene tilbage til indbakken for at foretage andre ændringer, før du sender et nyt krav.
Ændre sats 💰
Opsætningen af satser finder du i menuen til venstre under Indstillinger, og de satser, der vises, er for det abonnement, du har valgt i rullemenuen øverst til højre.
Du markerer de satser, du vil bruge, i listen over satser og vælger aktive satser øverst på siden. Standard sats er den, der vil blive brugt, hvis ture ikke påvirkes af regler eller adresseliste.
Anbefalet opsætning
-
Privat bil, der bruges i arbejdet
Sats når turen er privat: Privat - egen bil
Sats når turen er arbejde: Job - egen bil
Det anbefales at sætte Privat - egen bil som standard sats og oprette en regel for arbejdstid med Job - egen bil i arbejdstiden.
-
Dokumentation af firmabil med hvide plader
Sats når turen er arbejde: Job - firmaejet bi
Sats når turen er privat: Privat - firmaejet bil
-
Varebil kl. 2
Sats når turen er privat: Privat - firmaejet varebil kl. 2
Sats når turen er arbejde: Job - firmaejet varebil kl. 2
Det anbefales at sætte Privat som standard sats og oprette en regel for arbejdstiden, hvor Job bruges.
Egendefinerede satser
Hvis du ikke vil bruge standardsatserne (Statens satser), kan du oprette dine egne egendefinerede satser.
Opret egendefinerede satser og tillæg
Hvis du ønsker at oprette en egendefineret sats med et eget beløb pr. km, går du ind på Indstillinger og Satser. Gå videre ved at trykke på den grønne knap med Egendefinerede satser. Her finder du en oversigt over alle egendefinerede satser og/eller tillæg, du har tilføjet.
Inde på siden trykker du på + Tilføj sats, + Tilføj tillæg eller + Tilføj tillæg med fast pris.
Tilføj navn, beløb og gyldighedsdato.
Efter du trykker Gem, vil den nye sats eller tillægget være i listen.
Du kan når som helst gå ind på den ønskede sats eller tillæg og ændre pris, navn og gyldighed.
Sæt som standard
Gå til https://app.autogear.com/dashboard/rates, og markér din egendefinerede sats, og vælg den derefter som standard i rullemenuen.
Man kan ikke oprette en egendefineret privat-sats
Hvis du vil se, hvilken sats en tur har fået, kan du trykke på summen for turen for at se beregningsgrundlaget.
Geofence 🌍
Geofence er en funktion, der lader dig definere en virtuel geografisk grænse rundt om et område. Når en GPS-enhed krydser denne virtuelle grænse, logges det i Autogear, og der sendes en notifikation til en eller flere brugere.
Sådan opsætter du Geofence
Tryk på Fleet, og gå videre til Geofence. Tryk på +Opret ny og følg vejledningen.
Eller tryk her for at komme direkte til Geofence og følg guiden:
1. Indtast navn, og vælg hvilke køretøjer eller udstyr det skal gælde for.
2. Tegn Geofence. Vælg Cirkel eller Polygon (tilpasset), højreklik, og tilføj punkt.
Cirkel
Polygon
3. Opret varsel. Vælg, om du vil modtage et varsel ved indgang og/eller udgang. Tilføj de brugere, du ønsker at sende varslene til, og gem. Når ønsket varsel er oprettet, tryk på Gem, og du vil se det på listen.
Hvordan ser varslene ud?
Varslene sendes pr. e-mail til valgte brugere. De indeholder registreringsnummeret på bilen, hvilket Geofence der er krydset, hvilken retning bilen har passeret (Indgang eller Udgang), samt tidspunktet for hændelsen.
Hvorfor skal man bruge Geofence?
Geofencing giver nem adgang til information om bilens position og bevægelser, hvilket giver dig mere kontrol og overblik over virksomhedens flåde. Det kan hjælpe med at holde styr på bilernes bevægelser og sikre, at de befinder sig inden for et defineret område. Dette er især nyttigt for virksomheder med mange biler, f.eks. ved lager, projekter eller kontorer.
Autogear har forskellige GPS-typer, som Asset og Tag, der kan bruges til andre typer ejendele end biler, f.eks. trailere eller containere. Kontakt os for mere information.
Hvem kan bruge Geofence?
Geofence er en funktion, der er tilgængelig for Autogear's Business-abonnenter. En variant af vores ældre GPS-typer understøttes heller ikke, og det vil ikke være muligt at oprette Geofence. Hvis du oplever dette, bedes du kontakte kundeservice, så vi kan skifte din GPS.
Værktøj 🔧
Du kan tilføje og få et overblik over værktøjerne i virksomheden samt knytte dem til tags til sporing af værktøjer.
Sådan tilføjer du værktøj
2. Udfyld det ønskede navn, tilføj et billede ved at trykke på + Tilføj og et notat, f.eks. Nyt batteri 15.01.2024.
3. Tryk på Gem, og værktøjet vil blive tilføjet kronologisk i listen.
Indtast status på værktøj
Du kan angive status for værktøj og udstyr, der er indtastet i værktøjsmodulet. Status vises i en trafiklysløsning, hvor du kan vælge mellem:
🟢I brug: for værktøj, der er i drift og kan bruges.
🟡På vent: for værktøj, der er til service eller reparation.
🔴Inaktiv: for værktøj, der er ude af drift eller ødelagt.
Leasing- og serviceinterval 👨🔧
Du kan nemt opsætte notifikationer, der sendes til din e-mail, når et køretøj nærmer sig servicegrænsen, baseret på enten kørte kilometer, servicetidspunkt eller begge dele. Dette giver dig mulighed for at planlægge vedligeholdelse i god tid og undgå unødvendig driftsstans 👍.
Desuden kan du oprette varsler for leasingintervaller. Dette giver dig besked, når et køretøj nærmer sig kilometergrænsen eller fornyelsesdatoen, så du kan forhandle bedre vilkår og undgå dyre ekstrakostnader.
Funktionen er tilgængelig for alle køretøjer i din flåde og er nem at konfigurere i køretøjsoversigten.
Fremgangsmåde
Fremgangsmåde:
- Gå til Konto i menuen til venstre, og vælg Køretøjer.
- Find bilen, du vil oprette en notifikation for.
- Gå til kolonnen for Leasing- eller serviceinterval og tryk på Tilføj.
- Indtast det antal kilometer, du har i leasingaftalen, og udløbsdatoen for aftalen, og tryk på Tilføj.
- Hvis aftalen fornyes, kan du opdatere varslingen.
Varslen sendes, når du er 1000 km fra det indtastede tal eller 30 dage før datoen. En ny notifikation sendes, når kilometergrænsen overskrides eller datoen rammes.
For at sikre, at varslerne er præcise, anbefaler vi, at du regelmæssigt opdaterer køretøjernes kilometerstand. Dette vil hjælpe med at optimere vedligeholdelsesplanlægningen og reducere uforudsete driftsforstyrrelser.
Opprett dine varsler og oppdater km stand i kjøretøyslisten:
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.