Les mer om Leasing- og Servicintervall
Slik aktiverer du en ny bruker 🦸♂️
Legg til og administrer dine brukere i kjøreboken
Slik gjør du det
1. Legg til ny bruker: https://app.autogear.com/dashboard/add-user
2. Gi brukeren tilgang og sett som standard sjåfør: https://app.autogear.com/dashboard/subscription
Alle nye brukere av Autogear får en epost for å aktivere sin bruker. Dersom denne linken utløper kan man få en ny ved å gå til Glemt passord og be om å resette passordet, og følge instruksen.
Roller
- Kontoeier: Full tilgang til alt, og kan avslutte eller overføre kontoen
- Admin: Full tilgang til turer, innstillinger, rapporter og oversiktskart*
- Manager: Kan redigere turer, lese innstillinger, rapporter og oversiktskart*
- Editor: Kan redigere turer. Kan ikke slette turer. Ingen tilgang til innstillinger eller rapporter
- Read-only: Kan lese turer. Ingen tilgang til innstillinger, med unntak av sitt eget personvern.
* Selv om man har tilgang til siden for Oversiktskart, vil hva man ser der avhenge av andre brukeres personvernsinnstillinger. Les mer om Personvern og synlighet på oversiktskartet
TAGS, kan ses av alle brukere med tilgang i Locator kartet. Dette blir ikke påvirket av andre faktorer som abonnementet på kjøreboken. Følgene roller har i dag tilgang til å se TAG, Kontoeier, Admin og Manager.
Mange lurer på hva forskjellen på Admin og Manager er, kort forklart har en Admin samme tilganger som Kontoeier og en Manager kan se over innstillinger og konto men ikke gjøre endringer, de kan hente ut rapporter og se på oversiktskart.
Tildele abonnement
Når er en bruker er lagt til kan de tildeles tilgang til abonnement, for å gjøre dette finner du abonnementet brukeren skal ha tilgang til og trykker på den grønne blyanten. Så skriver du inn navnet eller rollen på den ansatte i "Legg til en eller flere medlemmer".
Husk å lagre endringene dine!
Endre sjåfør og bil på abonnement
Trenger du å endre sjåfør eller bil på et abonnement finner du det abonnementet som skal endres på i abonnementslisten og trykker på den grønne blyanten for å åpne for redigering.
1. Åpne abonnement for redigering
2. Velg hvilket kjøretøy som skal være koblet på abonnementet
3. Velg hvem som skal stå som standard sjåfør på abonnementet
Endre rolle
Gå til https://app.autogear.com/dashboard/user-list og klikk på rediger-knappen.
På neste side er det en nedtrekksliste for ulike roller. Husk å trykke på Lagre-knappen
1. Åpne bruker for redigering
2. Endre rolle
Husk å lagre endringene dine.
OBS! Det er kun kontoeier som kan sette ny kontoeier.
Navngi abonnementet
Du kan navngi abonnementet slik at du ser hvem sjåfør eller hvilken bil det gjelder.
For å gjøre dette går du til Konto i menyen på venstre og velger Abonnement.
Finn det abonnementet du ønsker å gi et annet navn og trykk på den grønne blyanten.
Navngi abonnementet med det du vil, f.eks "Ola - AA29999" eller "Servicebil" og lagre endringene dine.
Opprette Team
Ved å plassere brukerne i Team, vil man kunne bruke dette flere steder i kjøreboken. De mest sentrale nå, er ved oppsett av Godkjenning og tilganger til abonnementer.
Medlemmer i et Team er alltid en eller flere av brukerne på kontoen. Organiseringen av Teams kan være f.eks basert på geografisk beliggenhet, eller hvilke ansvarsområder man har. Slik som "Avdeling Oslo", eller "Lønnsmedarbeider". En bruker kan være medlem i flere Teams.
Autogear sitt oppsett med Teams er veldig fleksibelt, og gir full fleksibilitet til å lage den strukturen man ønsker. Man kan f.eks plassere et eller flere Team som en del av et nytt Team.
Du kan opprette og administrere Team ved å trykke på fanen om heter Team under Brukere og Team.
Sett navn på Team og legg til brukere fra listen.
Team kan også benyttes ved oppsett av tilgang til ett eller flere abonnementer.
Oppdatere kjøretøy 🚘
Trenger du å oppdatere kjøretøyet knyttet til abonnementet ditt?
Legg til kjøretøyet i listen over biler, og vi vil automatisk hente informasjon om bilen fra Statens Vegvesen. Vår database oppdateres automatisk ukentlig, så hvis bilen din ikke vises med en gang, kan du prøve igjen senere. Du finner kjøretøyslisten under "Konto" i venstremenyen.
Når den nye bilen er tilgjengelig, har du muligheten til å foreta endringer på abonnementet. Finn abonnementet du ønsker å justere i Abonnementer, og klikk på den grønne blyanten helt til høyre. Velg deretter det nye registreringsnummeret som standard kjøretøy og lagre de nye innstillingene dine.
Oppdater km-stand på bilen
Vi anbefaler at alle som kjører firmabil legger inn km stand på bilen slik at denne enkelt kan leses ut.
1. Gå til siden for Kjøretøy https://app.autogear.com/dashboard/vehicles
2. Klikk på Edit (kilometerstand). Dersom kontoen er helt ny viser den 0.
3. Sett inn riktig km-stand og datoen for denne.
Hvordan oppdateres kilometerstanden automatisk?
Systemet vil etter hver tur automatisk legge til alle nye kilometer
Legg til notat på kjøretøy
Du kan legge til notater på kjøretøyene i din bilpark for å få en oversikt over historikken.
Gå inn på Konto --> Kjøretøy
1. Fin kjøretøyet du ønsker å legge inn et notat på og trykk på "Legg til"
2. Legg inn ditt notat, og lagre.
3. Trykk på "Vis" for å se tidligere notater, samt legg til et nytt
Prosjekt og prosjektrapport 📊
Som prosjektleder trenger du å ha full kontroll over kjøringen knyttet til dine prosjekter. Med Autogear gir vi deg et verktøy som enkelt lar deg koble hver kjøretur til et bestemt prosjekt. Dette gir deg oversikt over kostnadene for hvert prosjekt ved hjelp av en egen rapport.
Det er to måter å få inn prosjekter på turene.
1. Automatisk via adresselisten
Ved å koble et prosjekt til en adresse, vil turer som stopper på adressen automatisk få lagt til prosjektet.
Slik gjør du det:
- Dersom ikke prosjektet allerede er lagt inn, gjør det her: https://app.autogear.com/dashboard/projects
- Legg til prosjektet på adressen https://app.autogear.com/dashboard/address-list
2. Legge til manuelt
Legg inn prosjekt på turene i Innboksen
Så enkelt legges til;
3. Legg til eller rediger prosjekter
Legg til eller rediger prosjekter
https://app.autogear.com/dashboard/projects
Flytte denne til øverst?
-
ID - Valgfritt å bruke. Eksempel: 101
-
Navn - Påkrevd å fylle inn eget navn. Eksempel: Varelevering
-
Gyldig fra - Valgfritt å bruke. Dersom det står som blankt vil det gjelde for alltid. Dersom man begrenser til én dato vil turer før denne datoen ikke kunne benytte dette prosjektet
-
Gyldig til - Valgfritt å bruke. Dersom det står som blankt vil det gjelde for alltid. Dersom man begrenser til én dato vil turer etter denne datoen ikke kunne benytte dette prosjektet
-
Prosjektleder - Påkrevd å velge
-
Prosjektdeltakere - Standard verdi: Alle brukere på kontoen. Ved å velge brukere vil kun de som er valgt kunne se og bruke prosjektet
-
Status - Standard verdi: Aktivt prosjekt. Ved behov kan man Avslutte, og prosjektet blir ikke lengre synlig eller mulig å bruke
Ta ut prosjektrapport
Les mer
Importere prosjekt fra andre systemer
Les mer om Tripletex-integrasjonen
Les mer om Smartdok-integrasjonen
Til start av Prosjekt og prosjektrapport
Godkjenning ✔
Godkjenn de ansattes krav
Den heldigitale godkjenningsflyten lar en leder eller overordnet godkjenne kjøringen til de ansatte. Godkjenneren logger seg inn i kjøreboken og klikker på godkjenning og kan enkelt og effektivt se over og godkjenne eller avslå kjøringen til alle sine ansatte.
Denne artikkelen har to deler
1. For administrator
2. For sjåføren
Sett opp godkjenner
1. For administrator
https://app.autogear.com/dashboard/approvers
Trykk på den grønne knappen for å opprette godkjenner for ansatte som man ønsker å innrullere i godkjenningsflyten. Man kan også sette opp én eller flere godkjennere for hver ansatt.
Behandle innkommende krav
https://app.autogear.com/dashboard/claim-approvals
Den som er satt opp som godkjenner får e-post med informasjon om hvem som har sendt et krav til godkjenning når kravet er opprettet.
Dashbordet for godkjennere har tre faner. Én for Innkommende godkjenninger og deretter arkiv godkjente eller avslåtte krav.
Klikk for større bilde
Se detaljer ved å klikke på den blå pilen på venstre side eller Last ned PDF
Dersom et krav skal avslås skriver du grunnen til det slik at sjåføren vet hva som må rettes opp i.
2. For sjåføren
Sjåfører som har blitt koblet til en godkjenner, vil få en automatikk i at krav som opprettes i utboksen. automatisk sendes til godkjenning, og man trenger ikke å foreta seg noe mer
Når Godkjenneren har behandlet kravet vil det automatisk markeres som godkjent og fullført Klikk for større bilde
Avslåtte krav
Dersom et krav er avslått og man må gjøre endringer før man sender inn et nytt, så trykk på Valg menyen og "Avbryt krav". Da flyttes turene tilbake til Lag krav og man kan komponere kravet på nytt eller flytte turene tilbake til innboksen for å gjøre endringer.
Varslinger pr epost:
Til sjåføren:
- Du har fått en ny godkjenner
- Ditt krav er godkjent
- Ditt krav er avslått
Til godkjenneren:
- Du har et nytt innkommende krav til godkjenning
Spørsmål og svar
Må alle brukerne har godkjenner?
Nei. Ansatte som ikke har godkjenner kan bruke Bekreftede turer på den ordinære måten, og selv markere krav som Fullført uten å bruke godkjenningsmodulen.
Hvorfor er ikke alle brukerne i listen over mulige godkjennere?
En Godkjenner må være Kontoeier eller Admin
Hvorfor vises ikke alle brukerne i listen over ansatte?
Det er kun aktive brukere som vises. Sjekk om brukeren enten står som Invitert eller Inaktiv.
Har oppsett av godkjenner tilbakevirkende kraft, slik at alle mine krav kan Godkjennes?
Nei, godkjenneren får kun nye krav som er opprettet etter godkjenneren ble satt opp. For å sende gamle krav til godkjenning må du trykke på "Avbryt krav" i Action-menyen i Bekreftede turer, og lage krav på nytt.
Hva gjør jeg dersom et krav er avslått og jeg må endre på en eller flere turer før jeg sender inn nytt krav til godkjenning?
Trykk på Action-menyen og "Avbryt krav". Da flyttes turene tilbake til Lag krav og man kan komponere et nytt krav, eller flytte turer tilbake til Innboksen for å gjøre andre endringer på turene og sende inn et nytt krav.
Endre sats 💰
Oppsett for satser finner du i menyen på venstre under Innstillinger, satsene som vises er for det abonnementet du har valgt i nedtrekks menyen oppe til høyre.
Du huker av satsene du skal bruke i listen over satser og velger aktive satser på toppen av siden. Standard sats er den som vil brukes dersom turer ikke påvirkes av regel eller adresseliste.
Anbefalt oppsett
-
Privat bil som brukes i jobb
Sats når turen er privat: Privat - egen bil
Sats når turen er jobb: Jobb - egen bil
Det er anbefalt å sette Privat - egen bil som standard sats, og en regel for arbeidstid med Jobb - egen bil i arbeidstid
-
Dokumentasjon av firmaeid bil med hvite skilt
Sats når turen er jobb: Jobb - firmaeid bil
Sats når turen er privat: Privat - firmaeid bil
-
Varebil kl. 2
Sats når turen er privat: Privat - firmaeid varebil kl. 2
Sats når turen er jobb: Jobb - firmaeid varebil kl. 2
Det er anbefalt å sette Privat som standard sats, og lage en regel for arbeidstiden, hvor Jobb benyttes.
Egendefinerte satser
Dersom man ikke skal benytte standard satsene (Statens satser), så kan man lage Egendefinerte sater.
Egendefinerte satser og tillegg opprettes av deg selv
Om du ønsker å lage en egendefinert sats med eget beløp per km, gå inn på Innstillinger og Satser. Gå videre ved å trykke på den grønne knappen med Egendefinerte satser. Her finner du oversikt over alle egendefinerte satser og/eller tillegg du har lagt til.
Inne på siden trykker du på + Legg til sats, + Legg til tillegg eller + Legg til tillegg med fast pris.
Legg til navn, beløp og når den skal være gyldig fra
Etter du trykker lagre kommer den nye satser eller tillegget i listen.
Du kan når som helst gå inn på ønsket sats eller tillegg å endre pris navn og gyldighet.
https://app.autogear.com/dashboard/custom-rates
Sett som standard
Gå https://app.autogear.com/dashboard/rates og Huk av for at din Egendefinerte sats skal brukes, og velg den deretter som standard i nedtrekks listen.
Man kan ikke opprette en egendefinert Privat-sats
Ønsker du å se hvilken sats en tur har fått kan du trykke på summen på turen for å se beregningsgrunnlaget.
Geofence 🌍
Geofence er en funksjon som lar deg definere en virtuell geografisk grense rundt et område. Når en GPS-enhet krysser denne virtuelle grensen, logges dette i Autogear og det sendes en varsling til en eller flere brukere.
Slik setter du opp Geofence
Tykk på Fleet og videre inn på Geofence. Trykk +Lag ny og følg veiledningen
Eller trykk her for å komme direkte Geofence og følg veiviseren
1. Legg inn navn og hvilke kjøretøy eller utstyr det skal gjelde
2. Tegn opp Geofence. Velg Sirkel eller Polygon (egendefinert), høyreklikk og Legg til punkt
Sirkel
Polygon
3. Opprett varsling. Velg om du ønsker å få varsel ved inngang og/eller utgang. Legg til bruker du ønsker varslene sendt til og lagre. Når ønsket varsling er satt opp, trykk lagre og du ser den i listen.
Hvordan ser varslingen ut
Varslingen sendes ut pr epost til valgte bruker(e). Den inneholder kjennemerke på bilen, hvilken Geofence som er brutt, hvilken kjøreretning man har passert Geofence (Enter eller Exit), samt tidspunktet for hendelsen.
Hvorfor skal man bruke Geofence
Geofencing gir enkel tilgang til informasjon om bilens posisjon og bevegelser, noe som gir deg mer kontroll og oversikt over virksomhetens flåte. Det kan hjelpe med å få oversikt over bilenes bevegelser og sikre at de befinner seg innenfor en definert område, noe som er spesielt nyttig for bedrifter med et stort antall biler. Eks. på dette kan være lager, et prosjekt eller kontoret.
Autogear har ulike GPS-typer, som Asset og Tag, som kan brukes til andre type eiendeler enn bil, f.eks tilhengere, konteinere . Kontakt oss for mer informasjon.
Hvem kan bruke Geofence
Geofence er en funksjon som er tilgjengelig for Autogear sine Business-abonnenter.
En variant av våre eldre GPS-typer støttes heller ikke, og man vil ikke kunne opprette Geofence. Dersom du opplever dette, ta kontakt med kundeservice så bytter vi din GPS.
Verktøy 🔧
Du kan legge til og få oversikt over verktøyet i firmaet, samt knytte de til tags ved sporing av verktøy.
Hvordan legge til verktøy
1. Legg til verktøy manuelt, eller last inn via Smartdok om integrasjonen er opprettet.
2. Fyll inn ønsket navn, legg til bilde på + Legg til og notat, f.eks Nytt batteri 15.01.2024.
3. Trykk på Lagre og verktøyet legger seg kronologisk i listen.
Legg inn status på verktøy
Du kan legge inn status på verktøy og utstyr som legges inn verktøymodulen.
Det er utformet som trafikklys modellen, de tre du finner er følgende.
🟢I bruk, for verktøy som er i drift og kan brukes
🟡På vent, for verktøy som er på service eller reperasjon
🔴Inaktiv, for verktøy som er ute av drift eller ødelagt.
Leasing- og Serviceintervall👨🔧
Du kan enkelt konfigurere varsler som sendes til din e-post når et kjøretøy nærmer seg grensen for service, enten det er basert på kjørelengde, servicetidspunkt eller begge deler.
Dette gir deg muligheten til å planlegge vedlikehold i god tid og unngå unødvendig driftsstans👍
I tillegg kan du opprette varsler for leasingintervaller. Dette gir deg muligheten til å motta meldinger når et kjøretøy nærmer seg grensen for kjørelengde eller fornyelsesdato, og gir deg muligheten til å forhandle bedre vilkår og unngå dyre ekstrakostnader.
Denne funksjonen er tilgjengelig for alle kjøretøy i din flåte, og den er enkel å konfigurere i kjøretøysoversikten.
Fremgangsmåte
Fremgangsmåte:
- Gå til Konto i menyen på venstre og velg kjøretøy
- Finn bilen du ønsker å opprette varsel for
- Gå til kolonnen for Leasing- eller Serviceintervall og trykk på Add
- Legg inn Antall km du har på leasingavtalen og dato for utløp av avtale og trykk på Add
- Om avtalen fornyes kan du Oppdatere varslingen
Varsel sendes ut når du er 1000 km unna det innlagte tallet eller 30 dager før dato.
Nytt varsel kommer når kilometer passeres eller dato treffes.
For å sikre at varslene er nøyaktige, anbefaler vi sterkt at du jevnlig oppdaterer kjørelengden på kjøretøyene dine.
Dette vil bidra til å optimalisere vedlikeholdsplanleggingen og redusere uforutsette avbrudd i driften.
Opprett dine varsler og oppdater km stand i kjøretøyslisten: https://app.autogear.com/dashboard/vehicles
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.