Avtale om innføring og bruk av elektronisk kjørebok

Formålet med elektronisk kjørebok:

Elektronisk kjørebok blir installert i selskapets biler for å:

1. Registrere Kjøreturer: Systemet registrerer nøyaktige opplysninger om hver kjøretur, inkludert start- og sluttidspunkt, kjørelengde, og eventuelle pauser.

2. Skape Effektivitet: Elektronisk kjørebok bidrar til å effektivisere rapporteringen av kjøreturer, redusere manuelle feil og forenkle administrasjonen av kjøretøyflåten.

3. Overholde Skatteregler: En nøyaktig kjørebok er nødvendig for å overholde skattereglene, spesielt når det gjelder beskatning av firmabil.

4. Forbedre Sikkerhet: Ved å overvåke kjøremønstre kan selskapet bidra til å forbedre sikkerheten ved å identifisere områder for opplæring eller behov for vedlikehold.

5. Redusere Kostnader: Elektronisk kjørebok gir bedre innsikt i drivstofforbruk og vedlikeholdsbehov, noe som kan bidra til å redusere driftskostnadene.

Reglene sier i hovedsak følgende

1. Arbeidsgivere har plikt til å gi ansatte god informasjon. Det vil særlig bety å gi god informasjon om hva som er formålet med overvåkingen.

2. Formålet med bruken skal være spesifisert og uttrykkelig angitt. Hva som er formålet vil være styrende for hva informasjonen kan brukes til. Innsamlede opplysninger kan ikke brukes til nye, uforenlige formål.

3. Det må finnes minst ett rettslig grunnlag for at behandlingen skal være lovlig. Bruken må også anses som nødvendig og balansert i forhold til arbeidstakers interesser.

Her ser man typisk varianter av disse grunnlagene:

• Lov- og skattemessige krav:
  Arbeidsgiver kan være forpliktet til å installere
  sporingsteknologi for å overholde sine rettslige
  forpliktelser, for eksempel lovbestemte krav til kjøreog
  hviletid, skatteregler og/eller sikkerhet for den
  ansatte.
• Effektiv drift (berettiget interesse):
  Arbeidsgiver kan også ha en såkalt berettiget
  interesse i å lokalisere kjøretøyene. Interessen kan
  være å effektivisere driften av vognparken for
  eksempel gjennom driftsplanlegging i sanntid, såkalt
  flåtestyring.
• Sikkerhet og sikring:
  Sporingssystem kan også være innført av hensyn til
  den ansattes sikkerhet eller sikring av varer og
  kjøretøy.

Man plikter å velge en løsning med innebygget personvern

Dette er tatt ut ifra vårt dokument "Avtale om innføring og bruk av elektronisk kjørebok" som ligger nederst i artikkelen.

Ved å signere dette dokumentet erkjenner de ansatte at de har lest, forstått og akseptert formålet med elektronisk kjørebok, samt deres forpliktelser i forbindelse med bruken av systemet. Dette sikrer at all informasjon håndteres på en trygg og sikker måte i samsvar med selskapets retningslinjer. 

Personvern 

General Data Protection Regulation (GDPR) er et omfattende regelverk for personvern som ble innført av Den europeiske union (EU) og EØS (Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet) og trådte i kraft den 25. mai 2018. Målet med GDPR er å styrke og harmonisere personvernet for alle enkeltpersoner innen EU og EØS.

GDPR er designet for å gi enkeltpersoner bedre kontroll over deres personopplysninger og legge til rette for et mer enhetlig personvernregelverk i EU og EØS-området. Det er viktig for organisasjoner å være i samsvar med GDPR for å beskytte personopplysningene til de enkeltpersonene de behandler dataene for.

Vi har laget et skriv som forklarer dette i forhold til bruk av elektronisk kjørebok.

Leter du etter informasjon om beskatning eller kjøregodtgjørelse finner du det her: Firmabil vs Privatbil 

Dokumentene lastes ned her: