Personvern

Personvern er viktig. Det er viktig både å forstå og sette seg inn i hvordan det fungerer i Autogear, og hvordan GDPR-loven er overholdt.

Personvernet er personlig og må administreres av hver bruker (sjåfør), som betyr at du som bruker har full kontroll over hvem som ser og rapportere på dine turer og kjøretøy. Standard oppsett ved registrering av nye brukere og abonnementer, så er personvern-nivået på Strengt og synlighet på flåtekartet Skjult hele døgnet.

Personvernet er delt i to kategorier

1. Turer og rapporter

1. Turer og rapporter

Det er fire nivåer du kan velge å sette på din konto.

Lav

Du som standard sjåfør, samt alle brukere, uavhengig av roller, som er tilknyttet kontoen med tilgang til abonnementet/kjøretøyet kan se turer du er sjåfør på, samt ta ut rapporter med detaljer. Både jobb og private.

Moderat
Du som standard sjåfør, brukere med rollene Kontoeier og Admin kan se og rapportere på alle turer, både jobb og privat.

Streng (Anbefalt for Varebil kl. 2)
Du som standard sjåfør kan se alle dine turer, jobb og privat. Brukere med rollene Kontoeier og Admin kan kun se turer merket som jobb, og kun hente ut nøkkeltall på turer som er kjørt privat. Ingen detaljer på privat turer er synlig for andre en sjåføren.

Maksimal (Anbefalt for kjøregodtgjørelse)
Kun du som standard sjåfør kan se og rapportere på turer i kjøreboken. Dette gjelder både turer som er merket jobb og privat. Ingen andre har innsyn eller mulighet til å rapportere på turene dine.

Er Godkjenningsmodulen satt opp, så vil Godkjenner kunne se detaljer på turer i krav som blir sendt til godkjenning.

Unntak: Turer med satsen "Varebil kl. 2 Jobb" vil være synlige for Kontoeier og Admin.

2. Oversiktskart

2. Oversiktskart Denne er separat fra personvern nivåene som er satt. Hvilken rolle man har avgjør om man har tilgang til Locator. Dersom man er satt som standard sjåfør på et kjøretøy, så vil man her kunne stille inn om dette kjøretøyet skal være synlig i Locator (oversiktskartet). Dette gjelder både Locator webversjon og mobilapp. Roller som har tilgang til Locator er Kontoeier, Admin og Manager. Rollene Editor og Read-only kan ikke se Locator på web eller i app. Standardoppsettet er at alle er skjulte hele døgnet når man først blir registrert. Så er det mulig å gjøre endringer på synlighet etter behov og avtalt oppsett,
Innstillinger for personvern: https://app.autogear.com/dashboard/privacy-setting

Les mer om oversiktskart og verktøysporing her: https://support.autogear.no/hc/no/articles/10518807286172-Fl%C3%A5testyring-Units-og-tags

Sjekk hvilke innstillinger som er i bruk

Er du den som administrerer kjørebøkene og ønsker å se hvilket oppsett de forskjellige sjåførene og kjøretøyene har, kan du gå på Konto og Brukere og team

I oversikten kan du se brukerenes valgte personverninnstillinger til høyre. Se kolonnene Personvern og Synlighet på kartet

På bildet ser vi at brukeren har personvernet sitt på Maksimalt og er synlig på kartet søndag til fredag, og skjult hele døgnet på lørdager.

Er du inne på en side hvor dette ikonet dukker opp til høyre for "Tittel " betyr det at visningen på siden er begrenset grunnet personvernet som er satt av bruker.

Hva er standard innstilling på en ny bruker?
Standard innstilling for alle nye brukere på nye kontoer er Streng, med mindre annet er avtalt

Til Personvern

Retningslinjer som administrator av kjørebøkene

Som administrator av kjørebøkene har du tilgang til personlig data på de ansatte, som gjør deg til en databehandler. Da er det viktig å vite hva du kan og ikke kan ha krav på å se eller ha tilgang til for å kunne rapportere i tråd med firmaets krav for lønn og regnskap.

Her er litt informasjon om hva du som daglig leder og/eller administrator av kjørebøkene i deres firmabiler. Som ansatte kan benytte privat.

Personvern og GDPR er det som styrer hva du kan se av turer i kjøreboken som leder i en bedrift. Detaljer på private turer har du ikke krav på å se. Kun nøkkeltall som oppsummerer km registrert privat for å dokumentere og regne ut beskatningen. Hvor sjåføren har kjørt i sin private tid har ingenting å si for dette grunnlaget.

FAQ:

Kan jeg som administrator bruke kjøreboken for å sjekke arbeidstiden til de ansatte?
Svar: Nei. Du kan se, men ikke bruke informasjonen i en personal sak. Er det avklart at dette er et av formålene med kjøreboken i avtalen med de ansatte, samt at de er informert og samtykket til det, da kan du sjekke for å føre timer for lønn.

Kan jeg som administrator endre personvern-nivået i Autogear til mine ansatte?
Svar: Nei, dette er en personlig innstilling som hver enkelt bruker/ansatt må logge inn for å justere på. Dette er i tråd med GDPR-reglene.

Kan jeg som administrator kreve tilgang til alle turer, jobb og privat?
Svar: For jobbturer i en firmaeid varebil, ja. Se private turer, nei.

Du kan lese mer om personvern og elektronisk kjøreboken her: https://blogg.autogear.no/personvern-og-elektroniske-kj%C3%B8reb%C3%B8ker-en-guide

For mer informasjon på hvordan ECIT Autogear løser personvern, les her: https://blogg.autogear.no/slik-l%C3%B8ser-autogear-bedriftens-personvernsutfordringer

Ønsker du et utkast til en avtale du kan skrive med de ansatte, samt et informasjonsskriv på hva de ansatte sine rettigheter rundt personvern og elektronisk kjørebok er, ta kontakt på 21 08 02 60 eller kontakt@autogear.no.

Hva skjer med turer som er uten sjåfør?
Turer uten en definert sjåfør, og kjøretøy uten standard sjåfør er ikke berørte av personvernsinnstillingene.

Forbundet med