Den heldigitale godkjenningsflyten lar en leder eller overordnet godkjenne kjøringen til de ansatte. Godkjenneren logger seg inn i kjøreboken, klikker på godkjenning, og kan enkelt og effektivt se over og godkjenne eller avslå kjøringen til alle sine ansatte.
Artikkelen har to deler:
- For administrator
- For sjåføren
For administrator
Sett opp godkjenner
Gå til https://app.autogear.com/dashboard/approvers
Trykk på den grønne knappen for å opprette godkjenner for ansatte du ønsker å innrullere i godkjenningsflyten. Du kan også sette opp én eller flere godkjennere for hver ansatt.
Behandle innkommende krav
Gå til https://app.autogear.com/dashboard/claim-approvals
Den som er satt opp som godkjenner får e-post med informasjon om hvem som har sendt et krav til godkjenning når kravet er opprettet.
Dashbordet for godkjennere har tre faner: én for innkommende godkjenninger, og deretter arkiv for godkjente eller avslåtte krav.
Se detaljer ved å klikke på den blå pilen på venstre side, eller last ned PDF.
Dersom et krav skal avslås, skriver du grunnen til det slik at sjåføren vet hva som må rettes opp i.
For sjåføren
Sjåfører som har blitt koblet til en godkjenner, får en automatikk i at krav som opprettes i utboksen automatisk sendes til godkjenning. Du trenger ikke å foreta deg noe mer.
Når godkjenneren har behandlet kravet, markeres det automatisk som godkjent og fullført.
Avslåtte krav
Dersom et krav er avslått og du må gjøre endringer før du sender inn et nytt, trykk på Valg-menyen og «Avbryt krav». Da flyttes turene tilbake til Lag krav, og du kan komponere kravet på nytt eller flytte turene tilbake til innboksen for å gjøre endringer.
Varslinger per e-post
Til sjåføren:
- Du har fått en ny godkjenner
- Ditt krav er godkjent
- Ditt krav er avslått
Til godkjenneren:
- Du har et nytt innkommende krav til godkjenning
Spørsmål og svar
Må alle brukerne ha godkjenner?
Nei. Ansatte som ikke har godkjenner kan bruke Bekreftede turer på den ordinære måten, og selv markere krav som Fullført uten å bruke godkjenningsmodulen.
Hvorfor vises ikke alle brukerne i listen over mulige godkjennere?
En godkjenner må være Kontoeier eller Admin.
Hvorfor vises ikke alle brukerne i listen over ansatte?
Det er kun aktive brukere som vises. Sjekk om brukeren enten står som Invitert eller Inaktiv.
Har oppsett av godkjenner tilbakevirkende kraft, slik at alle mine krav kan godkjennes?
Nei, godkjenneren får kun nye krav som er opprettet etter at godkjenneren ble satt opp. For å sende gamle krav til godkjenning må du trykke på «Avbryt krav» i Action-menyen i Bekreftede turer, og lage krav på nytt.
Hva gjør jeg dersom et krav er avslått og jeg må endre på en eller flere turer før jeg sender inn nytt krav til godkjenning?
Trykk på Action-menyen og «Avbryt krav». Da flyttes turene tilbake til Lag krav, og du kan komponere et nytt krav, eller flytte turer tilbake til Innboksen for å gjøre andre endringer på turene og sende inn et nytt krav.