W pełni cyfrowy proces zatwierdzania pozwala kierownikowi lub przełożonemu zatwierdzać przejazdy pracowników. Osoba zatwierdzająca loguje się do dziennika przejazdów, klika zatwierdzenie i może łatwo oraz skutecznie przeglądać, zatwierdzać lub odrzucać przejazdy wszystkich swoich pracowników.
Artykuł składa się z dwóch części:
- Dla administratora
- Dla kierowcy
Dla administratora
Skonfiguruj osobę zatwierdzającą
Przejdź do https://app.autogear.com/dashboard/approvers
Kliknij zielony przycisk, aby utworzyć osobę zatwierdzającą dla pracowników, których chcesz włączyć w proces zatwierdzania. Możesz też skonfigurować jedną lub kilka osób zatwierdzających dla każdego pracownika.
Przetwarzanie przychodzących wniosków
Przejdź do https://app.autogear.com/dashboard/claim-approvals
Osoba ustawiona jako zatwierdzająca otrzymuje e-mail z informacją o tym, kto przesłał wniosek do zatwierdzenia, gdy wniosek zostanie utworzony.
Panel osoby zatwierdzającej ma trzy zakładki: jedną dla przychodzących zatwierdzeń, a następnie archiwum zatwierdzonych lub odrzuconych wniosków.
Zobacz szczegóły, klikając niebieską strzałkę po lewej stronie, lub pobierz plik PDF.
Jeśli wniosek ma zostać odrzucony, wpisz powód, aby kierowca wiedział, co należy poprawić.
Dla kierowcy
Kierowcy, którzy zostali przypisani do osoby zatwierdzającej, korzystają z automatyzacji, dzięki której wnioski utworzone w skrzynce nadawczej są automatycznie wysyłane do zatwierdzenia. Nie musisz robić nic więcej.
Gdy osoba zatwierdzająca rozpatrzy wniosek, zostaje on automatycznie oznaczony jako zatwierdzony i zakończony.
Odrzucone wnioski
Jeśli wniosek zostanie odrzucony i musisz wprowadzić zmiany przed wysłaniem nowego, kliknij menu Opcje i "Anuluj wniosek". Wtedy przejazdy zostaną przeniesione z powrotem do sekcji Utwórz wniosek, a Ty możesz ponownie skomponować wniosek lub przenieść przejazdy z powrotem do skrzynki odbiorczej, aby wprowadzić zmiany.
Powiadomienia e-mail
Do kierowcy:
- Otrzymałeś nową osobę zatwierdzającą
- Twój wniosek został zatwierdzony
- Twój wniosek został odrzucony
Do osoby zatwierdzającej:
- Masz nowy przychodzący wniosek do zatwierdzenia
Pytania i odpowiedzi
Czy wszyscy użytkownicy muszą mieć osobę zatwierdzającą?
Nie. Pracownicy bez osoby zatwierdzającej mogą korzystać z Potwierdzonych przejazdów w zwykły sposób i samodzielnie oznaczać wnioski jako Zakończone bez korzystania z modułu zatwierdzania.
Dlaczego nie wszyscy użytkownicy pojawiają się na liście możliwych osób zatwierdzających?
Osoba zatwierdzająca musi być właścicielem konta lub administratorem.
Dlaczego nie wszyscy użytkownicy pojawiają się na liście pracowników?
Wyświetlani są tylko aktywni użytkownicy. Sprawdź, czy dany użytkownik ma status Zaproszony lub Nieaktywny.
Czy konfiguracja osoby zatwierdzającej działa wstecz, tak aby wszystkie moje wnioski mogły zostać zatwierdzone?
Nie, osoba zatwierdzająca otrzymuje wyłącznie nowe wnioski utworzone po jej skonfigurowaniu. Aby wysłać stare wnioski do zatwierdzenia, kliknij "Anuluj wniosek" w menu Akcje w sekcji Potwierdzone przejazdy i utwórz wniosek ponownie.
Co zrobić, jeśli wniosek został odrzucony i muszę zmienić jeden lub więcej przejazdów przed wysłaniem nowego wniosku do zatwierdzenia?
Kliknij menu Akcje i "Anuluj wniosek". Wtedy przejazdy zostaną przeniesione z powrotem do sekcji Utwórz wniosek, a Ty możesz skomponować nowy wniosek lub przenieść przejazdy z powrotem do Skrzynki odbiorczej, aby wprowadzić inne zmiany w przejazdach i przesłać nowy wniosek.